فوائد عدم استخدام الورق في اليوم العالمي بلا ورق

اليوم العالمي بلا ورق هو مبادرة جيدة للغاية يمكن أن تجعل الناس يفكرون بجدية حول كيفية توليد واستخدام المعلومات. سيقنع الناس بالتفكير في طرق بناءة وأكثر حيلة لإدارة العمليات التجارية، مثل استخدام خدمات تحويل البيانات أو الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات وهي استراتيجيات تساعد في تقليل استخدام الورق، وتوفير التكاليف مع ضمان زيادة رضا الموظفين والكفاءة التنظيمية.

ماذا يعني عدم استخدام الورق

يستخدم الموظف العادي 10000 قطعة من الورق سنويًا. يساعد عدم استخدام الورق في تقليل هذه النفايات بشكل كبير. بشكل أساسي هناك خطوتان للتحول إلى العمليات التجارية اللاورقية.

يتم قطع ما يقرب من 68 مليون شجرة سنويًا لإنتاج أكثر من 300 مليون طن من الورق والمنتجات الورقية ويعتبر الورق أكبر نفايات صلبة في مدافن النفايات في الولايات المتحدة. هذا يدل على أن التأثير البيئي للورق كبير إلى حد كبير ويجب اتخاذ تدابير جادة لضمان حماية البيئة. يمكن أن يؤدي استخدام الخدمات المساعدة بالتقنية المتقدمة مثل المسح الضوئي المجمع للوثائق إلى تقليل الاعتماد على الورق بشكل كبير.

طرق بسيطة للتخلص من الورق

• قد يكون التحول السريع من المكتب الورقي إلى المكتب غير الورقي أمرًا صعبًا. لكن الخطوات التالية يمكن أن تجعل الانتقال أسهل.
• يمكن أن يؤثر التحول المفاجئ إلى مكتب بلا أوراق وتقليل استخدام الورق على سير العمل في شركتك. لذلك اكتشف المناطق التي لا يوجد فيها عمل ورقي متضمن وتقليل استخدام الورق في الأقسام بشكل عام بنسبة مئوية معينة كل شهر.
• قم بتخزين جميع البيانات الرسمية في شكل رقمي واحتفظ بنسخة احتياطية من جميع البيانات الهامة. أرشفة بيانات المكتب في شكل رقمي من يساعد على سهولة وسرعة المراجعات الداخلية والتدقيق الخارجي. يتيح النسخ الاحتياطي للبيانات المهمة على أجهزة الكمبيوتر أو أجهزة التخزين الخارجية أو في التخزين السحابي إمكانية الاسترداد السريع للبيانات.
• يتعين على منظمات الأعمال التعامل مع الكثير من المعاملات التي تنطوي على قدر كبير من الأعمال الورقية مثل إرسال الشيكات أو طباعة أوامر الشراء. ضع في اعتبارك معاملات التجارة الإلكترونية مثل الدفع عبر الإنترنت أو الإيداعات المباشرة التي تكون أسرع وأسهل بكثير.
• طور عادة استخدام رسائل البريد الإلكتروني أو برامج المراسلة الفورية بين موظفيك بدلاً من ترك الرسائل أو المذكرات. حاول أيضًا عقد اجتماعات باستخدام PowerPoint أو Google Slides.
• لديك فكرة واضحة عن المستندات التي تحتاج إلى رقمنة أولاً. إذا كانت هناك أي مستندات تحتاج إلى طباعتها مثل البيانات المالية أو العروض التقديمية الرسمية، فشجع موظفوك على استخدام الخطوط الصغيرة أو الطباعة على كلا الجانبين وتقليل استخدام الورق.

بعض الفوائد الرئيسية لعدم استخدام الورق

سهولة الوصول إلى البيانات: يمكن الوصول إلى الملفات الرقمية بسهولة، حتى كلمة مكتوبة على المستندات يمكن البحث عنها والعثور عليها بسهولة. تصبح المهام اليومية بسيطة عندما يتم رقمنة مستنداتك.

الأمان مضمون: يمكن جعل الملفات الرقمية آمنة والسماح بالوصول إليها فقط للأفراد المصرح لهم. علاوة على ذلك لا يوجد خطر تمزيق مستند مهم عن طريق الخطأ.

تقليل تكاليف التخزين والاسترجاع: عندما يتم رقمنة السجلات النشطة، يمكنك الاستفادة من انخفاض تكاليف التخزين والاسترجاع.

مساحة مكتبية أكبر: مع الملفات الإلكترونية، لن تحتاج إلى خزانات ملفات ضخمة ومساحة لهذه الخزانات. يمكنك تخصيص المساحة المتاحة للاستخدام البناء، على سبيل المثال، توفير مساحة للموظفين المدرين للدخل بحيث يكون لديك فريق متحمس لضمان إنتاجية عالية.