إتيكيت التواصل في العمل

يعتبر إتيكيت التواصل الفعال هو جزء من بيئة العمل الناجحة، فالبرغم من إجراءات العزل والعمل من المنزل إلا أن الرسائل الفورية ودردشة الفيديو جعلت حالات الاتصال في مكان العمل أسرع وأكثر ملاءمة، وأيضًا مع وجهات العمل التي عادت للعمل من المكاتب مرة أخرى، يمكنك إظهار مهارات الاتصالاتك داخل مكان العمل، والالتزام بقواعد الإتيكيت الوظيفي للتأكد من أن الآخرين يتلقون رسائلك كما تريد.

ما هي آداب الاتصال

يشير آداب الاتصال إلى الطرق المقبولة للتواصل مع الآخرين في مكان العمل، تتضمن آداب الاتصال الجيدة السلوك والاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك على نقل المعلومات بوضوح مع الحفاظ على علاقات إيجابية مع المشرفين والزملاء والعملاء.

أهمية إتيكيت الاتصال الجيد

يعد الاتصال الفعال داخل مكان العمل جانبًا حيويًا للعمليات التجارية الفعالة. يمكن أن يضمن الاتصال السليم أن الموظفين يفسرون معنى رسالتك على النحو المنشود، يمكن أن يساهم الانخفاض الناتج في سوء الفهم في تعزيز العلاقات في مكان العمل والتفاعلات الأكثر إنتاجية. يمكن أن تصنفك أيضًا على أنك متواصل فعال، مما يشير إلى أنك تمتلكِ صفات قيادية ومن المحتمل أن تؤدي إلى فرص مهنية أكبر في المستقبل.

نصائح لإتباع آداب الاتصال في مكان العمل

طريقة الاتصال المناسبة

في مكان العمل هناك عدة طرق للتواصل يمكنك الاختيار من بينها وهم:

• الاتصال المباشر
• بريد الالكتروني
• إتصالات هاتفية
• رسالة فورية
• الرسائل النصية

قبل الاتصال بأي شخص، حاول تحديد طريقة الاتصال الأنسب لموقف معين. على سبيل المثال، إذا كان لديك تحديث سريع فقط لنقله إلى مشرفك، فقد تكون الرسالة النصية أو الرسالة الفورية هي الأمثل، لأن الموضوع ليس حساسًا للوقت أو مفصلاً، إذا حددت تغييرات كبيرة في مشروع ما، فقد يكون الأتصال المباشر أو مكالمات الفيديو هي الوسيلة المفضلة لأنها أكثر ملاءمة للتواصل طويل المدى.

أشكال الاتصال المناسبة

غالبًا ما تعتمد الإجراءات الشكلية المطلوبة لأي شكل من أشكال الاتصال على الشخص الذي تخاطبه، قد تكون هناك استثناءات اعتمادًا على الموقف والأفراد المعنيين. قد تفضل بعض المنظمات ذات بيئات العمل المريحة طريقة اتصال غير رسمية بدرجة أكبر، حيث يرغب بعض الأفراد في المناصب الإدارية في مخاطبتهم باسمهم الأول، حاول تقييم ثقافة العمل في مؤسستك لتحديد هذه المتغيرات. إذا لم تكن متأكدًا ، ففكر في سؤال أحد الزملاء عن آرائه أو استشر إرشادات الاتصال الرسمية للشركة، إذا كانت متوفرة.

التعرف على اللغة الخاصة بالعمل

قد يكون من الصعب قياس النغمة الصحيحة في كتابتك، ولكن يمكنك أيضًا منع سوء الفهم ببعض التعديلات. في كثير من الأحيان، قد تبدو إعادة صياغة الأسئلة على أنها أسئلة غير مباشرة أكثر ودية،

مثل قول "كنت أتساءل عما إذا كان بإمكانك المساعدة" بدلاً من "هل يمكنك المساعدة؟"، أنك تقدر وقت المستلم واهتمامه، إذا لم تكن متأكدًا من نبرة صوتك، ففكر في مطالبة أحد زملائك وتقديم النصيحة منه.

تقديم الإحترام في مكان العمل

هناك بعض الطرق الأساسية التي يمكنك من خلالها أن تكون محترمًا قبل إجراء المحادثة، ضعي في اعتبارك الكشف عن أي معلومات تتعلق بخصوصية المحادثة. إذا كان هناك أشخاص آخرون يستمعون إلى المحادثة، فأخبر المتحدث الآخر واطلب الإذن لتفعيل مكبر الصوت، فهو واحد من إتيكيت التعامل.

ضعي في اعتبارك التوقيت

يمكن أن يؤثر الوقت الذي تجري فيه مكالمة أو ترسل بريدًا إلكترونيًا على كيفية استلام المستلم لها. على سبيل المثال، إذا كنت تعلم أن أحد الزملاء من المحتمل أن يكون مشغولاً في وقت لاحق من اليوم، فقد يكون أكثر تقبلاً للتواصل في الصباح.

إذا كان من الضروري إرسال بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية في وقت لاحق من اليوم، ففكر في إرسال إشعار إلى الشخص المعني، واسأله عما إذا كان من المقبول إرسال بريد إلكتروني أو مكالمة في وقت معين.

التواصل لابد أن يكون موجزًا ​​ولكن دقيقًا

في مكان العمل غالبًا ما يكون الوقت سلعة ثمينة، لذا يمكنك تقدير وقت زملائك من خلال توصيل التفاصيل بإيجاز، من المهم تضمين أكبر قدر ممكن من المعلومات الضرورية حتى تتمكن من تقليل عدد اتصالات المتابعة اللازمة لتوضيح نقاطك.

تدرب على آداب مكالمات الفيديو

يمكن أن تكون مكالمات الفيديو وسيلة اتصال مناسبة، خاصة بالنسبة لأولئك الذين لا يستطيعون حضور اجتماع شخصيًا. لتحسين تنسيق مكالمة الفيديو، يمكنك اتخاذ خطوات معينة. قبل أن تبدأ المكالمة، ضع في اعتبارك اختبار قدرات الصوت والفيديو لديك، لأن ضمان الأداء الوظيفي المناسب يمكن أن يمنع التأخير أو البدء الخاطئ، فهو أهم قواعد إتيكيت الإجتماعات.

تدقيق كتاباتك

عندما تنتهي من كتابة رسالة بريد إلكتروني أو رسالة نصية أو رسالة فورية، فكر في قراءتها مرة أخرى وتحقق من الأخطاء. يعد التدقيق اللغوي أمرًا حيويًا بشكل خاص عند الكتابة من هاتفك، مما قد يؤدي إلى تصحيح بعض الكلمات تلقائيًا. أثناء التدقيق اللغوي، تحقق أيضًا من أنك قمت بتضمين المستلمين الصحيحين وتذكرت تقديم أي مرفقات ضرورية.

النقد البناء في العمل

إذا قدمت نقدًا بناء إلى زميل، فقد يكون من الأفضل القيام بذلك شخصيًا في مكان خاص، والذي قد يكون أكثر خصوصية ويمكن أن يجعل المتلقي يشعر بمزيد من الراحة. إذا لم تتمكن من ترتيب اجتماع وجهًا لوجه، فقد يكون من المناسب إجراء مكالمة فيديو أو مكالمة هاتفية، حيث تسمح في الغالب بإعداد شخصي أكثر من البريد الإلكتروني أو الرسالة النصية.

عند تقديم النقد البناء، حاول التركيز على كيفية تحسين المتلقي لعمله، بدلاً من التركيز على ما فعله الشخص بشكل غير صحيح، إذا كنت ترغب في نقل تقرير يفتقر إلى البيانات الكافية، فيمكنك القول ، "أعتقد أنه كان من الممكن أن يكون التقرير أقوى مع بعض الأرقام لدعم مزاعمه". يقدم هذا اقتراحًا ملموسًا للتحسين ولكنه يتجنب الاتهامات.

إظهار الشكر والامتنات

عندما تتلقى رسائل من الآخرين، وخاصة الاتصالات المكتوبة أو البريد الصوتي، حاول الرد لتأكيد فهمك. إذا كان الاتصال يتعلق بمهمة جارية تشارك فيها، فإن الاعتراف بالرسالة يمكن أن يوحي بأنك تفهم المعلومات المحدثة بوضوح. إذا كانت الرسالة عبارة عن إعلان أو مذكرة، فإن التعبير عن الشكر يمكن أن يظهر تقديرك للمرسل الذي يقدم المعلومات.