اتيكيت الاجتماعات

مقالات ذات صلة

الإتيكيت في الاجتماعات

فن الاتيكيت الاجتماعي

إتيكيت المصعد

لا يمكن لرجل أعمال أو موظف أو أي شخص آخر معرض للمشاركة في أي اجتماع أن لا يعي جيداً أن هناك قواعد وآداب  والتي تُعرف باتيكيت الاجتماعات، إذ يجب عليهم الالتزام بها لضمان التعامل بأعلى مستوى من الاحترافية مع شركاء العمل أو الأشخاص الذين يجتمعون معهم، فهي تساعدهم على إظهار مدى مهنيتهم ومعرفتهم ومهارات العمل الخاصة بهم في جو من الألفة أكثر من اجتماعات العمل التقليدية.

ولكن الجانب السلبي لها هو أن في هذه المؤتمرات عدد لا بأس به من الفرص لارتكاب بعض الأخطاء المتعلقة بالإتيكيت، والتي من غير الممكن التراجع عنها بمجرد ارتكابها.

اتيكيت اجتماعات العمل:

هناك أساسيات لابد منها في اجتماعات العمل والتي يشير إليها الإتيكيت كقواعد يجب أن يتبعها الجميع في الاجتماع:

• الوقوف عند التعريف لشخص ما: إن الوقوف عند التعريف بشخص ما من مبادئ إتيكيت العمل، إذ يُساعد وقوف الشخص على إثبات نفسه أمام الموجودين، ويضطرهم إلى الانتباه إليه، وعدم تجاهله، وفي حال حدوث موقف مفاجئ لم يمكّن الشخص من الوقوف، يُمكنه الميل قليلاً إلى الأمام للإشارة على أنه ينوي الوقوف، وهذا التصرف سيساعد على معرفة الأسماء وربطها بالوجوه حيث يعتبر التواصل مع ذكر الاسم من الأمور الأساسية في احترام الشخص أثناء الكلام معه.
• تجنب استخدام الهاتف المحمول: ينبغي وضع الهاتف بعيداً، وتجنب استخدامه عند التعامل مع الآخرين، أو حضور اجتماعات العمل، أو إجراء لقاءات مع الأشخاص ومقابلتهم، وبالمقابل يُعطي العبث بالهاتف، أو إرسال الرسائل النصية، أو البريد الإلكتروني، أو حتى وضع الهاتف على الطاولة خلال اللقاء بشخص ما انطباعاً على عدم الاهتمام بالشخص المقابل أو عدم احترام المكان والاجتماع، والاستعداد لمقاطعة المحادثة معه، والتواصل مع شخص آخر في أي وقت.
• ارتداء الملابس المناسبة: هذه نقطة أساسية في العمل لا يمكن تجاهل طبيعة الملابس فيه، إذ تمثل الملابس شكلاً من أشكال التواصل غير اللفظي مع الآخرين، وهي وسيلة غير مباشرة يُمكن من خلالها تعزيز سمعة الشخص المهنية، أو الانتقاص من مصداقيته؛ لذا لا بد من اختيار الملابس في العمل بعناية، وذلك وفقاً لما قالته باربرا باشتر، هذا كما يُراعى اختيار الملابس المُناسبة للحدث، فعلى سبيل المثال، الملابس التي يجب ارتداؤها عند الذهاب إلى اجتماع ما تختلف كلياً عن الملابس التي يتّم ارتداؤها للمطعم مثلاً أو عند الذهاب للزيارات العائلية.
• الالتزام بالمواعيد: لا يمكن تجاهل نقطة الالتزام بالوقت والمواعيد عندما نتحدث عن العمل والاجتماعات فيه، إذ يُعتبر الالتزام بالوقت والوصول إلى العمل في الوقت المُحدّد من أهمّ أُسس إتيكيت العمل، بحيث يُظهر الشخص من خلاله مدى احترامه للآخرين واهتمامه بهم؛ لذا لا بد من تنظيم الوقت للحصول على فترة كافية للوصول، والاستقرار قليلاً قبل موعد الاجتماع، إذ إنّ الوصول إلى الاجتماع في الوقت المُحدّد بالضبط قد يجعل الشخص مندفعاً في تصرّفاته وأفعاله.
• الترحيب بأفكار الآخرين: والإقرار بها في الاجتماعات مع زملاء العمل، أو أمام المدير كما أنه من غير اللائق عدم احترام الشخص ورأيه حتى وإن كنت مخالف له، الاحترام والترحيب به من آداب الحوار.
• احترام زملاء العمل: احترم الجميع ومعاملتهم بتهذيب، وتجنب إصدار أي ضوضاء، أو مشتّتات في الاجتماع.
• الاعتراف للشخص المقابل في حال نسيان اسمه بطريقة مهذبة، مثل قول: "أنا آسف جداً، لقد نسيت اسمك"، أو "وجهك مألوف جداً، لكن لا يُمكنني تذكر اسمك".
• إلقاء التحية على الأشخاص في العمل والاجتماع سواءً كان الشخص يعرفهم أم لا؛ بهدف بناء علاقة لطيفة مع الآخرين
• لا تضعي قدماً على قدم: هو أمر لا ينبغي القيام به سواء من الرجل أو من المرأة.
• إرسال رسالة شكر فردية إلى كل مشارك في الاجتماع، وذلك في غضون 24 ساعة من انتهاء الاجتماع.
• لا يجب أن تضعي هاتفكِ على الطاولة خلال الاجتماع، لأنك بهذا الشكل تبين لمن تقابله بأنك على استعداد في أي لحظة أن تتركه وتنتقل للتواصل مع شخص آخر. ^{[1]  [2]}

اتيكيت الاجتماعات الرسمية:

هناك 10 قواعد ينبغي الاهتمام بها والتزام تنفيذها خلال حضور اجتماع عمل وهي:

• الحضور في الوقت المحدد: لا داعي لإضاعة وقت الآخرين نتيجة لعدم التزامك موعدهم.
• تعريف الأشخاص بعضهم إلى بعض: وهذا أمر ضروري في حال كان هناك أشخاص لا يعرفون بعضهم بعضًا. ويجب البدء بتعريف الشخص الأعلى من حيث الدرجة الوظيفية.
• امتلاك أجندة عمل قوية: وهذا جزء من طريقة تحضيرك للاجتماع، حتى يمكنك الظهور في شكل لائق.
• الجلوس بطريقة مناسبة: يجب الاهتمام بوضعية الجلوس على الكرسي حتى تبدو متناغمًا مع وضعية جلوس باقي الأشخاص الحاضرين إلى مائدة الاجتماع.
• التحدث بصوت جهوري: لضمان سماع الحضور كل النقاط التي تنوي التحدث عنها.
• فهم قواعد التحدث غير المكتوبة: من غير المقبول دائمًا اعتراض الأشخاص الآخرين، ولكن في بعض الاجتماعات، يجب أن تفعل ذلك، وفهم تلك القواعد يجعل الاجتماع ثريًّا.
• عدم وضع الهواتف المحمولة على مائدة الاجتماعات: لأن أمرًا كهذا قد يشتت انتباه الحضور، بخاصة إذا بدأ يومض أو يحدث بعض الضجيج. ويفضل وضع الهاتف في الجيب وضبطه على وضعية الاهتزاز وترك الغرفة في حال ورود مكالمة أو إذا ما كان عليك إعادة إرسال رسالة نصية.
• لا مشاكل في طلب مشروب القهوة، لكنك تحتاج إلى أخذ إذن لتناول أي شيء آخر: فإن كنت تحتاج إلى تناول شيء، عليك أن تتأكد من موافقة المجموعة كلها على ذلك الأمر، حتى لا يحدث اعتراض.
• الاهتمام بتنظيف نفسكِ: وهنا نشمل المظهر النظيف وحسن التصرف بخاصة بعد الشراب أو الأكل أثناء الاجتماع.
• عدم ادخار كل الأسئلة حتى النهاية: احرصي على أن يكون طرحكِ للأسئلة التي تود طرحها في الوقت المناسب.

اتيكيت الاجتماعات الأسرية:

للاجتماعات الأسرية والعائلية أيضاً اتيكيت وقواعد وآداب، حيث تشمل ما يلي:

•  يجب أن تعطي الاهتمام الكافي لكل شخص من الموجودين في الغرفة، فلا تخصصي وقتاً طويلاً للتحدث مع شخص واحد فقط، ولا تتبادلي الحديث والنقاش مع المقربين فقط وتهمل الآخرين، لأن ذلك سيفسد أجواء الاجتماع العائلي ويسبب الحرج والضيق للشخص الذي يشعر بأنه مهمّش ولا يحصل على حقه من الاهتمام والترحيب.

• من قواعد إتيكيت التجمعات العائلية، السيطرة على تصرفات الأطفال وإلزامهم بضرورة التصرف بأدب وهدوء خلال لقاء العائلة وعدم التسبب بالإزعاج أو المشاكل، وذلك قبل الخروج من المنزل أو قبل التجمع العائلي بوقت قصير.

• ينبغي أن تلتزم بالموعد المحدد للتجمع العائلي المتفق عليه مسبقاً بين جميع الأفراد، فالتأخر عن الموعد يقلل من لباقتك وترحيب الآخرين بك، كما أنه يعتبر تقليل من شأن العائلة والموجودين.

• تجنب الخوض في الموضوعات الجدلية والسياسية والشائكة خلال التجمعات العائلية، فالهدف من التجمع العائلي هو تقريب المسافات وتبادل التهاني بالعيد بين أفراد العائلة الكبيرة وقضاء وقت لطيف ومسلّي، وهذه الموضوعات قد تؤدي إلى حدوث خلافات ومشاحنات بسبب اختلاف التوجهات السياسية والآراء في الأمور الجدلية.

• لا تذهب أبداً لحضور التجمعات العائلية دون أن تأخذ معك هدية يمكن للجميع الاستفادة منها، خاصة إذا كانت زيارتك بمناسبة حلول العيد، وأفضل الخيارات لذلك هو طبق من الحلوى أو شوكولاتة يحبها الصغار والكبار

• يجب أن تراعي وجود الأشخاص الأكبر سناً في التجمعات العائلية، فاحترامهم خلال التحدث والاستماع والجلوس من أهم القواعد التي تحدد لباقتك وذكاءك الاجتماعي.

• عند التحدث ركز على الاهتمامات العامة وافسح مجالاً للجميع لتبادل الأخبار والمواقف والمشاركة، ولا تتحدث طوال الجلسة عن إنجازاتك وعملك وعن أبناءك، فهذه الأمور تعتبر مملة بالنسبة للآخرين كما أنها تجعل الأقارب ينفرون من الجلوس معك والاستماع لحديثك.

• لا تجعل التجمعات العائلية عبئاً على المضيف، فينبغي مساعدته والمشاركة بالترتيب أو التوضيب أو تقديم الضيافة.

• تجنب الحديث عن المواقف المحرجة أو الذكريات السيئة التي تعرفها عن أحد الأقارب أمام زوجته أو أولاده، فهناك بعض الأمور الخاصة أو الحساسة التي قد تعتبرها عادية أو مضحكة لكنها قد تسبب مشاكل لم تتوقعها.

• لا تقاطع حديث أحد ولا تقلل من أهمية ما يقول، ولا تسبب الإحراج لأي فرد من الأفراد حتى وإن كان من الأطفال أو المقرّبين، وعليك أن تراعي مدى تقبّل الآخرين لأسلوبك في المزاح وتضع في اعتبارك وجود عدد كبير من الأشخاص المختلفين في أطباعهم وتفكيرهم.

   

اتيكيت الاجتماعات أونلاين:

في السنوات الأخيرة تحولت الكثير من الأعمال بمختلف المجالات بشكل كلي للاعتماد على الاجتماعات أونلاين، وهذا لا يعني أن ليس لهذه الاجتماعات قواعد جديدة ضمن اتيكيت اجتماعات العمل، وهي قواعد تساعد على إبراز مظهركِ بشكل مناسب كما أنها تعلمكِ مهارات أساسية مثل فن التحدث بطريقة لبقة أو الظهور بالمظهر المناسب:

• اختبار الإعدادات قبل الاجتماع: إن الهدف من الاجتماعات أونلاين هي قدرة الجميع على رؤية وسماع الآخرين بوضوح وعليه عوض إضاعة وقت الجميع يجب اختبار الإعدادات بشكل مسبق للتأكد من كون الصوت والصورة يعملان بشكل مثالي، حتى وإن كنتِ مشاركة في الاجتماع ولن تتحدثي فإن اختبار المشكلات في الإعدادات ضروري.
• الالتزام بالجدول المحدد: في حال كنت أنت الجهة التي ستدير الاجتماع يجب الالتزام بالجدول الذي حددته والموعد الذي حددته للبدء بالاجتماع، لا أحد يستمتع بالانتظار أمام شاشة الكمبيوتر أو الهاتف لظهور الشخص الذي سيدير الاجتماع كما أن التأخر عن الموعد ينم عن قلة احترام للآخرين. وفي حال كنت من المشاركين يجب بطبيعة الحال الالتزام بالموعد كما هو الحال في اجتماعات العمل الفعلية. 
• في المقابل إن كنت من المشاركين وتأخرت عن الحضور يجب عدم تعطيل الاجتماع من خلال طرح الأسئلة حول ما تم الحديث عنه. 
• أيضاً يجب إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد أيضاً، هذا للشخص الذي يريد الاجتماع وذلك لأن المشاركين لديهم أعمالهم التي عليهم القيام بها أو قد يكون لديهم إجتماعات أخرى عليهم حضورها، في المقابل في حال كنت من المشاركين عليك عدم البدء بطرح الأسئلة أو البدء بنقاش خلال الدقائق الأخيرة من الاجتماع تفادياً لإطالته. 
• الحد من الإلهاءات: الإلهاءات لها تأثيرتها الكبيرة على الاجتماعات الافتراضية ومسارها. من السهل الافتراض بأنه بحكم أنك لا تتواجد في نفس الغرفة مع الزملاء فهم لن يلاحظوا قيامكم بالنظر إلى هاتفك، أو الرد على البريد الإلكتروني ولكن هذا غير صحيح، فهم سيلاحظون ذلك، الإلهاءات يمكنها أن تعطل مسار الاجتماعات وذلك لأنك ستفوت على نفسك كل ما يقال، وبالتالي ستجد نفسك تطلب من الشخص الذي يدير الاجتماع إعادة تكرار ما قاله ما يعني تعطيل الاجتماع وإزعاج الآخرين.
• خلال الاجتماع يجب وضع الهاتف على خاصية الصمت، في حال كنت تستخدم الهاتف فيجب عدم إنجاز الأعمال على الكمبيوتر بل التركيز وبشكل كلي على الاجتماع. في المقابل في حال كنت تستخدم الكمبيوتر لحضور الاجتماع فيجب إغلاق كل النوافذ والتركيز على ما يحدث في الاجتماع.
• يجب أيضاً عدم مقاطعة الآخرين خلال حديثهم وذلك لأن الأمر سيحدث فوضى وبلبلة خصوصاً وأن هناك دائماً تأخيرا في وصول الصوت والصورة وبالتالي يصعب تحديد متى ينتهي شخص من الحديث ومتى يبدأ آخر بدقة. 
• ارتداء الملابس المناسبة: لقد رأينا ما يكفي من الصور والفيديوهات المحرجة التي من شأنها أن تجعل المشاركين في الاجتماعات الافتراضية يتعلمون الدرس ومع ذلك ما زلنا نشهد على عدد كبير من الحالات التي تكشف وبشكل غير مقصود عن عدم ارتداء المشاركين بالاجتماعات الافتراضية  الملابس المناسبة، فليس المطلوب التأنق أو ارتداء ملابس رسمية، بل ملابس مقبولة أي ملابس النوم ممنوعة. في المقابل فإن ارتداء القميص من دون سروال تسبب بإحراج عدد لا يحصى من العاملين حول العالم لذلك لا داعي للانضمام إليهم. 
• منح الخلفية الاهتمام الكافي: يجب اختيار المكان المناسب بعناية خصوصاً أن الخلفية ستظهر في الكاميرا. لذلك يفضل أن تكون الخلفية هي حائط خال كلياً من أي إضافات، أي عدم الجلوس في مكان يظهر فيه حائط يحتوي على رفوف عديدة تحتوي على عشرات الأشياء، كما أن اختيار الموقع هذا، أي الذي يظهر الحائط فقط، سيقلل من نسبة ظهور أي فرد من أفراد العائلة في الفيديو.
• تفادي التحرك بسرعة: الإتيكيت الخاص باجتماع العمل يجب أن يضع بالحسبان الواقع التقني للاجتماعات. التحرك بسرعة أو القيام بحركات مفاجئة سيجعل الصورة تبدو غير واضحة للآخرين، خلال الاجتماعات الافتراضية يجب أيضاً المحافظة على تعابير وجه محايدة والنظر مباشرة إلى الكاميرا، وذلك لأنها البديل عن القيام بتواصل بصري مباشر مع الآخرين، النقطة هذه هامة أيضاً لأنه وكما هو معروف فإن الصور خلال الاجتماعات الافتراضية غالباً ما تتجمد وبالتالي ستجنب نفسك التجمد بتعابير مضحكة أو غريبة.
• البدء بالاجتماعات بشكل صحيخ: الاجتماعات وبشكل دائم يجب أن تبدأ بمقدمة، في حال كنت الجهة التي تدير الاجتماع، فإن الخطوة الأولى هي بجعل كل شخص يعلن عن حضوره، المقاربة هذه هامة وذلك لأنها تجعل الآخرين يعرفون هوية الآخرين المشاركين في الإجتماع خصوصاً وإن كان عدد المشاركين كبيراً، لاحقاً يمكن القيام بعملية تعريف أخرى سريعة والتي تتضمن دور كل شخص والمسؤوليات المنوطة به. 
• فترات راحة للاجتماعات الطويلة: بعض الاجتماعات الافتراضية قد تطول مدتها أو قد تكون مدتها المحددة بشكل مسبق طويلة جداً، العمل أونلاين والاجتماعات أونلاين تملك القدرة على استنزاف المشاركين بشكل كبير وبالتالي بعد فترة نسبة التركيز ستنخفض، لذلك في حال كانت مدة الاجتماع طويلة يجب منح المشاركين فترات راحة وتحديدها بشكل مسبق وتوزيعها على المشاركين مع جدول العمل، أيضاً هناك نقطة هامة وهي أن بعض المشاركين في الاجتماعات لا يتطلب المسمى الوظيفي الخاص بهم حضور الاجتماع كاملاً، لذلك يجب السماح لهم بالمغادرة بعد أن يتم مناقشة الأمور التي تتعلق بهم بشكل مباشر أو غير مباشر.
• إنهاء الاجتماع بتلخيص فعال: الخطوة الأخيرة قبل انتهاء الاجتماع ليس تسجيل الخروج وإكمال المهام التي يجب القيام بها.

يشمل اتيكيت الاجتماعات سواء في العمل الوجاهية أو الأون لاين، وكذلك اجتماعات العائلة وأي اجتماعات رسمية أخرى، والتي تساعد قواعده في إبراز مظهركِ وأسلوب كلامكِ بشكل لائق وجذاب.